(Tiinteen) – Lịch trình kín mít, hàng loạt thông báo liên tục xuất hiện và những công việc chưa hoàn thành có thể khiến nhiều người trẻ rơi vào trạng thái quá tải. Tuy nhiên, dành nhiều thời gian cho công việc không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả. Biết ưu tiên nhiệm vụ và tổ chức thời gian hợp lý mới là chìa khóa để cải thiện năng suất.
Khi danh sách công việc ngày càng dài
Với nhiều sinh viên, một ngày có thể bắt đầu bằng lịch học trên lớp, tiếp nối bằng bài tập nhóm, công việc làm thêm và những nhiệm vụ cá nhân. Khi thời hạn hoàn thành liên tục đến gần, việc trì hoãn hoặc cố gắng xử lý nhiều việc cùng lúc dễ khiến họ mất kiểm soát lịch trình.
Không ít người có thói quen bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra tin nhắn, lướt mạng xã hội rồi mới quay lại công việc. Những khoảng thời gian tưởng chừng ngắn ngủi này có thể cộng dồn, khiến kế hoạch ban đầu bị xáo trộn.
Áp lực, căng thẳng cũng khiến cơ thể trở nên mệt mỏi.
Vấn đề không chỉ nằm ở số lượng công việc mà còn ở cách mỗi người lựa chọn và thực hiện chúng. Khi tất cả nhiệm vụ đều được xem là khẩn cấp, người thực hiện dễ dành quá nhiều thời gian cho những việc ít quan trọng, trong khi nhiệm vụ cần tập trung cao độ lại bị trì hoãn.
Ưu tiên công việc thay vì cố làm tất cả
Một trong những cách quản lý thời gian cơ bản là phân loại công việc theo mức độ quan trọng và tính cấp thiết. Những nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cần hoàn thành sớm nên được ưu tiên; các công việc ít cấp thiết có thể được lên lịch vào thời điểm phù hợp.
Thay vì lập danh sách hàng chục đầu việc, người thực hiện có thể xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Cách làm này giúp kế hoạch trở nên thực tế hơn, đồng thời hạn chế cảm giác thất bại khi không thể hoàn thành một danh sách quá dài.
Bên cạnh đó, việc chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ cũng giúp giảm áp lực bắt đầu. Chẳng hạn, thay vì đặt mục tiêu chung chung là “hoàn thành bài báo”, người viết có thể chia thành các bước: tìm tài liệu, liên hệ nhân vật, xây dựng đề cương, viết bản thảo và biên tập.
Khi mỗi nhiệm vụ có thời hạn và kết quả cụ thể, tiến độ thực hiện sẽ dễ theo dõi hơn.
Tập trung vào một việc tại một thời điểm
Thói quen liên tục chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ có thể làm gián đoạn sự tập trung. Đang viết bài, người dùng chuyển sang trả lời tin nhắn; vừa đọc tài liệu lại mở mạng xã hội. Mỗi lần chuyển đổi đều có thể khiến họ mất thời gian để quay lại trạng thái làm việc ban đầu.
Một giải pháp là thiết lập khoảng thời gian tập trung, tắt các thông báo không cần thiết và chỉ kiểm tra tin nhắn vào những thời điểm đã định. Người mới bắt đầu có thể thử làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút, sau đó điều chỉnh theo mức độ tập trung của bản thân.
Dù vậy, không có một công thức quản lý thời gian phù hợp với tất cả mọi người. Người học tập, người làm việc theo ca hay người thường xuyên phải xử lý tình huống phát sinh sẽ cần những lịch trình khác nhau.
Quản lý thời gian không có nghĩa là lấp đầy mọi khoảng trống trong ngày bằng công việc. Nghỉ ngơi, vận động và duy trì giấc ngủ phù hợp cũng là những yếu tố cần được tính đến khi xây dựng lịch trình.
Cuối mỗi ngày, mỗi người có thể dành vài phút đánh giá những việc đã hoàn thành, nguyên nhân khiến một số nhiệm vụ bị chậm và điều cần điều chỉnh vào ngày hôm sau. Mục tiêu không phải tạo ra một lịch trình hoàn hảo, mà là hình thành thói quen làm việc chủ động và bền vững.
Khi biết điều gì cần ưu tiên, lúc nào nên tập trung và khi nào cần nghỉ ngơi, người trẻ có thể giảm bớt áp lực từ những đầu việc chồng chéo. Bởi suy cho cùng, quản lý thời gian tốt không nằm ở việc làm được nhiều nhất trong một ngày, mà ở việc sử dụng thời gian cho những điều thực sự quan trọng.
